วิธีวัดผลการปรับธุรกิจสู่ดิจิทัล: ค่าฐาน ต้นทุน และผลลัพธ์
ก่อนปรับกระบวนการทำงานของธุรกิจ ให้กำหนดปัญหาและหลักฐานที่จะแสดงว่ามีการปรับปรุงจริง แดชบอร์ดที่แสดงตัวเลขเปอร์เซ็นต์สีเขียวไม่ได้พิสูจน์ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) หากค่าฐาน แหล่งข้อมูล หรือวิธีคำนวณยังไม่ชัดเจน
บันทึกข้อตกลงการวัดผล
สำหรับตัวชี้วัดแต่ละตัว ให้บันทึกชื่อ หน่วย แหล่งข้อมูล วิธีคำนวณ ผู้รับผิดชอบ และรอบการทบทวน กำหนดเหตุการณ์ที่เป็นจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของการวัด หากแต่ละทีมตีความคำว่างานเสร็จสิ้นต่างกัน ผลรวมของแต่ละทีมจะไม่สามารถใช้ประกอบการตัดสินใจเรื่องเดียวกันได้
เลือกตัวชี้วัดจำนวนไม่มากที่ผูกกับกระบวนการ เช่น เวลาดำเนินงาน งานที่ต้องแก้ไขซ้ำ ธุรกรรมที่ไม่สำเร็จ การใช้งานจริง หรือต้นทุนต่อรายการที่เสร็จสิ้น แนวทาง Unit Economics (ภาษาอังกฤษ) ของ FinOps Foundation แนะนำให้บันทึกความสัมพันธ์ระหว่างค่าใช้จ่ายด้านเทคโนโลยีกับหน่วยของมูลค่าทางธุรกิจ โดยระบุแหล่งข้อมูลและวิธีคำนวณให้ชัดเจน
กำหนดค่าฐานที่เปรียบเทียบได้
เก็บข้อมูลของกระบวนการปัจจุบันก่อนเริ่มการเปลี่ยนแปลง บันทึกช่วงเวลา ปริมาณงาน ข้อยกเว้น และคุณภาพข้อมูล สัปดาห์ที่งานน้อยกับสัปดาห์ที่งานหนาแน่นไม่อาจถือว่าเทียบกันได้โดยอัตโนมัติ บันทึกการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตงานหรือปริมาณความต้องการที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์
ค่าฐานควรช่วยให้ผู้ตรวจสอบตอบคำถามสามข้อต่อไปนี้ได้
- วัดอะไร?
- ข้อมูลมาจากที่ใด?
- เหตุใดช่วงเวลาหลังการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นการเปรียบเทียบที่เป็นธรรม?
ตัวอย่างสมมติของเวลาที่ประหยัดได้
ยกตัวอย่างทีมสมมติทีมหนึ่งที่จัดการงาน 200 รายการต่อสัปดาห์ เวลาจัดการงานที่วัดได้คือ 5 นาทีต่อรายการก่อนการเปลี่ยนแปลง และ 3 นาทีหลังการเปลี่ยนแปลง หากปริมาณงานและขอบเขตงานด้านอื่นเทียบกันได้ ส่วนต่างจะเท่ากับ
200 × (5 − 3) = 400 นาทีต่อสัปดาห์
ในตัวอย่างนี้ ส่วนต่างดังกล่าวเท่ากับกำลังในการจัดการงาน 6 ชั่วโมง 40 นาที ตัวเลขนี้ไม่ใช่ผลลัพธ์ของลูกค้า BEEK และไม่ได้กลายเป็นการลดค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือนหรือเงินที่ประหยัดได้โดยอัตโนมัติ องค์กรต้องแสดงให้เห็นว่านำกำลังงานที่ว่างขึ้นไปใช้อย่างไรจริง
ตัวอย่างนี้ยังไม่ได้รวมเวลารอ ข้อยกเว้น และต้นทุนการนำไปใช้งาน การประเมินจริงต้องรวมปัจจัยเหล่านี้ทุกข้อที่มีผลต่อการตัดสินใจ
แยกต้นทุน กำลังงาน และผลลัพธ์ทางธุรกิจ
ติดตามต้นทุนด้านการนำไปใช้งาน การเชื่อมต่อระบบ การฝึกอบรม บริการที่มีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง การบำรุงรักษา และภาระงานด้านการปฏิบัติงาน ตลอดช่วงเวลาที่เลือก จากนั้นแยกให้ชัดเจนระหว่าง
- การเปลี่ยนแปลงของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง
- เวลาหรือกำลังงานที่ว่างขึ้น
- การเปลี่ยนแปลงของอัตราข้อผิดพลาดหรืองานที่ต้องแก้ไขซ้ำ
- การใช้งานจริงของกระบวนการที่ปรับแล้ว
- ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ระบุได้อย่างสมเหตุสมผลว่าเกิดจากการเปลี่ยนแปลงนี้
ระวังอย่านับประโยชน์เดียวกันซ้ำสองครั้ง หากงานแก้ไขซ้ำที่ลดลงส่งผลต่อตัวชี้วัดเวลาจัดการงานอยู่แล้ว ให้อธิบายว่าประโยชน์จากการลดงานแก้ไขซ้ำที่แยกนับไว้นั้นซ้อนทับกับตัวชี้วัดดังกล่าวหรือไม่
ทำให้การคำนวณตรวจสอบได้
แดชบอร์ดที่มีประโยชน์จะแสดงให้เห็นว่าค่าต่างๆ สัมพันธ์กับชุดข้อมูลอย่างไร ต้นแบบแดชบอร์ดการปฏิบัติงานของ BEEK ใช้ข้อมูลงานสมมติ จำนวนงานที่เสร็จสิ้นและเวลาเฉลี่ยคำนวณจากรายการที่ผ่านการกรอง และมีการจัดการกรณีที่ไม่มีข้อมูลให้แสดงอย่างชัดเจน คุณสามารถเปลี่ยนสถานะงานแล้วตรวจสอบผลรวมที่ได้
ต้นแบบนี้สาธิตการคำนวณและการโต้ตอบ ไม่ได้แสดงผลลัพธ์ของลูกค้า และไม่ได้ใช้แทนกระบวนการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลในระบบที่ใช้งานจริง
ทบทวนผลหลังเริ่มใช้งาน
ตกลงรอบการทบทวนที่เหมาะกับกระบวนการ เทียบผลลัพธ์กับค่าฐานที่บันทึกไว้ ตรวจสอบข้อยกเว้น และตัดสินใจว่ามีเหตุผลเพียงพอสำหรับการปรับปรุงขั้นต่อไปหรือไม่ เก็บนิยามตัวชี้วัดและข้อมูลต้นทางไว้คู่กับผลการทบทวน เพื่อให้ตรวจสอบผลได้ในภายหลัง
ดูรายละเอียดบริการปรับธุรกิจสู่ดิจิทัล หรือติดต่อ BEEK เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการทำงานและข้อกำหนดในการวัดผล